<<予実管理とは？基本と管理表作成のポイント>>大阪の賃貸・売買・ビル管理なら機動建物管理株式会社

予実管理とは、「予算（予定）」と「実績」の数値を比較し、その差を把握・分析して「管理」する手法です。売上・経費・利益などの目標に対し、実際の結果がどの程度達成できたのかを可視化します。

たとえば、月間の売上目標が500万円だったのに対して、実績が450万円だった場合、差異は▲50万円（達成率90％）となります。このズレの要因を把握することで、次の手を早く打つことができるでしょう。

ここからは具体的な予実管理の手順を紹介します。

まずは「目標」を立てることからスタートします。全社の事業目標達成に向けて、部門ごとに具体的な数値目標を設定してください。

このとき重要なのは、前年実績や成長率などに基づき、根拠のある、かつ現実的な数字を掲げること。企業としての成長を目指しつつ、実現可能な範囲でチャレンジできるラインを見極めましょう。

設定した目標に対して、どれだけ実績が出ているかを定期的に記録します。

売上や経費、利益などの数値を、週次・月次などで集計し、表やツールにまとめていきます。

実績の記録は、遅れなく・正確に行うことがポイントです。

次に、目標と実績の数値を比較します。

どの項目で、どれだけズレているのかを「差異」や「達成率」といった指標で可視化しましょう。Excelなどを使えば、グラフ表示によって視覚的にも把握しやすくなります。

差異が生まれた場合は、その原因を分析します。「人・モノ・金・時間」など多面的に要因を分析してください。

売上の未達成であれば商談の失注、経費の超過であれば予期せぬ支出など、ズレの背景にはさまざまな要因が存在します。

数値の裏にある「なぜそうなったのか」を冷静に見極めることが重要です。主観ではなく、客観的なデータや事実をもとに記録しましょう。

分析結果をもとに、具体的な改善策を立てます。

業務フローの見直しや予算配分の調整など、実効性のあるアクションを明確にし、次回以降の計画や運用に反映させます。

この「振り返り→改善→実行」のサイクルを回すことこそが、予実管理の本質です。

予実管理は、業務のPDCAサイクル（Plan→Do→Check→Act）の中で「Check＝評価」にあたり、計画と実行のギャップを埋める大切な役割を担います。

予実管理を効果的に行うためには、使いやすく見やすい「管理表」の作成が欠かせません。ここでは、管理表を作成する際のポイントを3つに絞って紹介します。

管理表には、「売上」「経費」「利益」などの基本的な数値はもちろん、必要に応じて部門別・商品別などの内訳を入れることもあります。

ただし、情報を詰め込みすぎると可読性が下がってしまうため、目的に応じて項目を整理し、誰が見てもすぐに理解できる構成を意識しましょう。

予実管理表では、「予算」「実績」「差異」の3点セットが基本です。

さらに「達成率（実績÷予算）」を併記することで、直感的に進捗が把握できるようになるでしょう。

数値の差を単に見るのではなく、達成度をパーセンテージで示すことで、目標への到達度が一目で分かるようになります。

管理表は作っただけで終わりではなく、定期的に更新して活用することが重要です。

週次・月次などのサイクルで数字を更新し、関係者全員で共有することで、現状認識のズレを防ぎます。

共有ツール（Googleスプレッドシートやクラウドサービスなど）を活用すれば、リアルタイムで進捗を確認でき、チーム全体の意思統一にもつながるでしょう。

予実管理を行うことで、次のような効果が期待できます。

・問題の早期発見：赤字や予算オーバーをすぐに発見し、対処が可能に

・効果的な意思決定：現状に即した経営判断ができるように

・行動の見える化：数字がすべてを物語るため、チームの行動や成果がはっきりとわかる

・社員の意識改革：数字に対する意識が変わり、改善思考が根づく

予実管理は、難しい仕組みではありません。Excel1枚からでも始められる、シンプルで効果的なマネジメント手法です。

重要なのは、「ズレに気づき、早く対応すること」。定期的に数字と向き合い、小さな改善を積み重ねることで、強い組織づくりにつながっていくでしょう。