法人のキャッシュレス導入で業務効率UP!
2024年10月30日
キャッシュレス決済が広がる中、法人でもその導入が急務となっています。
経費削減や業務効率化を図るうえで、キャッシュレス化は効果的な手段です。
今回は、法人がキャッシュレス化を進めるべき理由や導入方法などについて解説します。
法人のキャッシュレス化が求められる理由
法人にとってキャッシュレス化は、業務の効率化、コスト削減、そしてデータの一元管理を可能にするための重要な施策です。特に以下の点がキャッシュレス化を進める際のポイントになります。
・効率化
・コスト削減
・データ管理
現金の管理にかかる時間や手間が削減され、従業員が本来の業務に集中できるようになります。
また現金管理や入金の手数料が不要になり、コストを減らせる可能性があるでしょう。
さらにキャッシュレス化によってデジタルデータが蓄積され、取引の透明性や経費管理の精度が向上するのも大きなメリットです。
キャッシュレス化の具体的な手法① 小口現金を廃止する
企業内での小口現金の取り扱いは、業務の手間がかかり、誤差や不正利用のリスクもあります。小口現金を廃止し、キャッシュレス化することで、小口現金の受け渡しや管理にかかる時間が削減され、経理業務がシンプルに。
またデジタル決済によって取引履歴が自動で記録され、経費管理がより正確になります。
キャッシュレス化を進めるには、まず社内でどのような現金取引が行われているのかを把握することが重要です。
例えば、以下のような経費が考えられます。
・切手やはがきなどの郵便代
・納税証明書や印鑑証明書の手数料
・新聞代などの集金
・文房具やコピー用紙などの消耗品費
・タクシー代などの交通費
・来客用のお菓子や飲み物
これらの経費をキャッシュレスで処理することで、管理の効率化が図られ、経理業務もシンプルになります。
また、デジタル決済によって取引履歴が自動で記録され、経費管理がより正確に。
現金のやりとりがなくなることで、金銭に関するトラブルや不正利用のリスクが低減するでしょう。
導入時には、社内で小口経費の使用方法についてルールを明確にし、必要な範囲でデジタル決済への切り替えを進めることが大切です。
キャッシュレス化の具体的な手法② 経費精算システムを導入する
経費精算システムの導入は、法人のキャッシュレス化を進める上で欠かせません。
領収書の提出や経費精算の手間が減り、従業員も簡単に申請ができるようになります。処理スピードは格段に向上するでしょう。例えば、クラウド型の経費精算システムを活用すると、出張先からスマートフォンで経費を申請することも可能です。これにより、申請から承認までの流れが大幅にスピードアップします。
また自動入力機能やAIによるチェック機能により、入力ミスや計算ミスが防ぐことが可能に。
そして領収書や請求書を電子保存することで、紙の管理が不要になり、保管スペースの削減も期待されます。
キャッシュレス化の具体的な手法③ 法人カードを導入する
法人カードの導入は、小口現金を使わずに法人での経費支払いを簡略化する方法です。社員が法人カードを使用して必要な経費を支払い、経費精算システムと連携することで、会計処理がスムーズに進みます。
法人カードでの支払いが一元管理されるため、個別の精算作業が簡略化されるだけでなく、一部の法人カードにはポイント還元があり、企業経費の削減に役立つ場合も。
各社員の支出をデジタルで管理できるため、経費の流れが明確になり、予算管理が容易になります。
法人カードの種類も多く、利用状況や目的に合わせて選べるため、コストを抑えつつキャッシュレス化を進めることが可能です。
まとめ
キャッシュレス化は、法人にとって業務の効率化やコスト削減、データ管理の精度向上を実現する重要な手段です。
現金の取り扱いを減らすことで、管理コストやリスクを低減し、従業員が本来の業務に集中できる環境が整うでしょう。
小口現金の廃止や経費精算システム、法人カードの導入などを組み合わせることで、透明性のある経費管理が可能に。今こそキャッシュレス化を進め、持続可能な成長を目指しましょう。